作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值

文/明道企业社会化协作平台副总裁  许维

和当年web2.0出来的时候有些类似,企业2.0这个概念出来以后,我们发现尽管文章很多,却读完了却依然不知道它到底是个什么东西。本人作为企业2.0行业的从业者,希望用比较通俗易懂的语言来把它讲清楚。

           企业2.0也叫企业社会化协作,最早是由哈佛商学院教授安德鲁·麦卡菲(Andrew McAfee)于2006年春季在《斯隆管理评论》(MIT Sloan Management Review)率先提出的 。根据安德鲁·麦卡菲的定义,“企业2.0”是企业内部、企业与企业之间,以及企业与其伙伴及顾客之间对社会性软件的运用。企业2.0的核心思想是沟通和协作。

           既然有企业2.0,那么肯定就有企业1.0。所谓企业1.0,就是目前我们绝大部分的公司人所采用的传统办公方式,例如——

·  用email、qq、微信、旺旺等在线沟通工具进行沟通;

·  用evernote、微云、酷盘等云存储软件进行文件共享;

·  用outlook等软件管理个人的日程安排;

·  用各类GTD软件来进行任务提醒;

·  用项目管理软件来控制项目进程;

·  用OA系统完成流程审批;

·  ……

企业1.0和企业2.0的核心区别在于,一个是从个人办公需求出发,一个是从企业整体办公需求出发。如果单纯从个人办公出发的话,那么上面这些软件都够用了。

但别忘了,工作就是团队的合作,大家只有有机的联合起来,合作的力量才能够涌现。企业2.0和核心价值是“集中群体智慧,激活人员动力”。通过将分散于企业员工大脑中的知识汇聚起来,降低企业内部信息的沟通成本,形成对外的信息优势。

企业2.0的革命性在于,它把社交关系引入到了办公领域,从而让某个任务不再是一个人的事情,而是一群人的事情。我们不但能看到自己干了些什么,我们还能够看到别人在干什么。我们不但能够自己做某项任务,我们还能让别人帮我们一起来做。这些,在企业1.0时代是没法实现的。

总的来说,企业2.0的核心价值有如下五个:

1、知识共享

笔者曾经做过杂志主编,对于这样一个脑里密集型的团队来说,团队的知识分享十分重要。为此,我们曾经注册了一个evernote账号,然后把账号密码公开给团队每个人,大家都可以往里面添加新的资源,也可以去访问这个公共的资源库。

毫无疑问,这个解决方案是不得已而为之的,我们是用一个个人的知识管理工具来完成了团队的知识共享任务,虽然也可行,但是体验并不好。它的意义仅仅就是一个可以共同访问的存储空间而已,由于每个人都用一个账号登陆,团队成员根本无法在上面发表自己的评论。最后,这个evernote变成了一潭死水。而且,因为密码共享,所以也潜在存在一定的风险。

但是在企业2.0的环境下,知识管理是社会化的,每个成员都可以上传文件到文档中心、图片中心,每个成员都可以对文档添加标签,每个成员都可以对文档内容发表自己的评论,如此一来,这个文档中心就变得活起来了。而且,管理者还可以把其中的精华文档加入“知识门户”,用树状目录进行管理,让这些文档变得有序和可用。有了知识门户的沉淀,新员工的培训就不再是一件困难的事情了。

作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值 

2、任务协作

对于大部分的工作来说,多人协作都是必不可少的。一般来说,我们的协作工具主要有开会、邮件、建立QQ群这几种方式。但这些协作工具都有各自的缺点:开会是同步沟通方式,必须所有员工同时在场,门槛最高,也最浪费时间;邮件在多人协作时体验很差,不断的“re:”、“re:re:re”让人抓狂,想要从海量邮件里捞出来自己想要的那一封也是非常需要功力的;QQ群则是一种很轻沟通工具,它非常容易口水化,讨论效率很低,如果一个群讨论多个任务,很容易造成混淆,而且,对于那些与某项任务无关的群成员来说,他人的讨论对自己其实是一种信息骚扰。

如果使用企业2.0工具进行任务协作,协作的体验和效率都会好很多。每一个任务都可以被视作一个“线上会议室”,它的成员仅仅包括与任务直接相关的人员,他人不会收到骚扰;它的讨论主题仅仅围绕任务本身,不会造成混淆;它的讨论记录都在一个页面当中呈现,可以非常直接的查看到之前的沟通细节;而且,它还可以上传附件。

当你任务越多的时候,任务协作的好处就越明显,它几乎完全省去了搜索邮件浪费的时间,发生遗忘的可能性也会大大降低。任务协作还可以扩大管理者的管理半径,以前领导者只能通过开会听汇报、下属写工作汇报的方式来获取信息,这种方式既不实时,又不详细,有时还缺少可信度,而通过任务协作,管理者可以在里面“旁观”任务的进度,所有细节都可以掌握,还免除了下属汇报所浪费的时间。

作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值

           3、公共空间

       每个公司几乎都会进行一些“团队建设”,出去KK歌、吃吃饭,或者花钱请人来做拓展训练,目的无非是让员工互相熟悉起来,从而提高协作效率,增加员工对于公司的认同感和归属感。但是,这样的事情大部分是非常态化的,能够起到的效果也有限。公司大了以后,共事好几年没有说话一句话的情况非常常见。

       在这样的企业1.0环境里,沟通基本上只是以具体的任务为话题,非任务性话题没有沟通环境,我们很难想象一个基层员工会把自己的工作感悟群发邮件给全员。而且,沟通受到部门界限、层级界限的阻碍,沟通方向以纵向为主,横向沟通的机会非常罕见,这就造成领导不知道基层的情况、基层员工没机会向领导直接汇报。

       而企业2.0天然就是一个以公司所有员工为成员的社区,沟通方式是类似微博的横向沟通,这就让公司有了一个在线的公共空间。在这里,你不但可以发布和工作任务直接相关的消息,还可以发布工作感悟,分享有价值的文章,向同事们发起问答、投票。这其实才是企业2.0的精神所在,“集中群体智慧,激活人员动力”。如果没有这样的一个公共空间,就没有办法集中群体智慧。

       顺道做个补充说明,有人估计会担心公共空间导致信息的泄密,因为许多信息是只能由部分员工知晓的。对于企业2.0来说,这个问题其实并不存在,几乎所有的企业2.0软件都有群组功能,当你认为某条消息只适合自己部门内知晓的时候,勾选一下群组再发布就可以了,外面的人就看不到了。

作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值

       4、企业的云档案

       在企业1.0时代,要记录企业的经营历史是极其困难的。大企业可能有专门的档案室或办公室,由专职人员负责文件的保管。但能够被保存下来的,仅仅是企业经营当中所产生信息的极少一部分,它们往往是一个结果,比如财务报表、合同、正式的文件,但他们是如何产生的,当中的讨论过程是怎样的,则基本上没法记录和还原。尽管电子邮件可以留下数据记录,但那只是理论上的,因为数据是散落保存在每个员工自己的邮箱里,企业不可能直接查看每个员工的邮箱。

而企业2.0则是基于云存储而设计的,所有企业内部的沟通都统一存储于一个平台,这就相当于建立了一个企业的云档案,而且是精确到每一个细节的档案。它的价值是显而易见的,不但能够让所有的工作有据可查,而且还可以解决由于员工离职所造成的信息丢失(离职员工的账号虽然被删除了,但是他的所有工作记录都还是在的)。

作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值利用关键词搜索功能,企业可以快速查询以往的信息。(此图为明道web版本)

5、统一的工作平台

在企业1.0时代,由于没有引入企业内的社交关系,办公软件大多数都是互相独立的。我们用一个账号登陆邮箱,用另一个账号登陆evernote,再用第三个账号登陆OA。由于账号没有打通,我们就无法做到跨不同办公软件之间的信息传递,也无法做到人和人之间的信息传递。

但是在企业2.0时代,某些先进的企业2.0平台可以通过API把分散的办公软件接入到同一个平台里,用户只要登陆一次,就可以用同一个账号登陆多个软件。而且,用户可以在使用某个软件的时候和同事进行信息共享。如果你不能理解的话,想想用新浪微博账号登陆微博里面的第三方应用时候的场景吧。

作为管理者,你应该了解的企业2.0五大核心价值

明道企业社会化协作平台提供开放API接口,第三方软件可简单开发后植入明道平台。

结语:

总的来说,要理解企业2.0必须抓住两条主线——

第一条主线是社交关系的引入,这是一个纽带,它把原来的个人办公软件变成了团队办公软件,从而实现了集中群体智慧;

第二条主线是云计算的使用,它把分散存储的数据进行了统一汇总,这是集中群体智慧的技术基础。

转自:http://blog.sina.com.cn/s/blog_516a0eec0101d7ll.html

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